00:00:00: Es gibt Arztpraxen, die arbeiten mit sechs Mitarbeitern und schaffen Spielen das gleiche Pensum für das andere Praxen acht oder neun Mitarbeiter benötigen.

00:00:12: Woran liegt es eigentlich?

00:00:14: Arbeiten die Menschen dort härter sind sie intelligenter oder haben Sie einfach nur Glück?

00:00:20: Die Antwort lautet Keins von alledem!

00:00:24: Sie führen ihre Praxis mit Kennzahlen Denn genau wie Peter Drucker einmal sagte, du kannst nur verbessern was du auch messen kannst.

00:00:35: Und genau darum geht es heute!

00:00:38: Denn die Effizienz eines Praxisteams ist überhaupt kein Bauchgefühl – sie lässt sich messen.

00:00:46: Monat für Monat mit gerade einmal drei Kennzahlen.

00:00:50: Welche das sind und warum Sie wahrscheinlich auch deine Praxis verändern werden?

00:00:56: Darüber sprechen wir heute.

00:00:58: Wenn dich das interessiert, dann solltest du jetzt unbedingt dranbleiben!

00:01:12: Hallo und guten Tag zu einer neuen Folge von Unternehmenspraxis – dem Podcast für alle Mediziner die ein Aufwand in der Praxis reduzieren und das Ergebnis optimieren wollen.

00:01:26: Mein Name ist Wolfgang Apel und ich bin seit rund zwanzig Jahren als Experte für strategisches Praxismenagement in der Beratung von Medizinern tätig.

00:01:37: Wenn Du Deine Praxis von der Durchschnittst zu Effizienzpraxis entwickeln möchtest, um wieder mehr Zeit für Dich und Deine Familie weniger stressener Praxis – und in jeder Beziehung mehr Erfolg zu haben, dann bist Du hier genau richtig!

00:01:55: In diesem Podcast erhältst Du jeden zweiten Mittwoch praxiser Proble Insider-Tipps die Dich bei Deiner täglichen Arbeit in und an deiner Praxis weiterbringen.

00:02:08: Bevor wir in das heutige Thema einsteigen, noch ein kurzer Hinweis in eigener Sache!

00:02:14: Am vierzehnten und fünfzehnten November zwanzig sechsundzwanzig findet im Raum Frankfurt unser Workshop Konfliktmanagement- und Führung in der Arztpraxis statt.

00:02:26: Und ganz ehrlich ich kenne kaum einen Praxisinhaber der sich nicht schon mal gefragt hat Wie spreche ich schwierige Themen mit einer Mitarbeiterin an, ohne dass das Gespräch eskaliert?

00:02:41: Oder vielleicht kennst du diese Situation.

00:02:45: Eine Mitarbeiterin ist fachlich wirklich gut – aber sie ist auffallend häufig krank!

00:02:53: Du hast Verständnis natürlich!

00:02:56: Gleichzeitig leidet das gesamte Team unter den ständigen Ausfällen.

00:03:01: Die Dienstpläne müssen immer wieder geändert werden und die Stimmung wird zunehmend schlechter.

00:03:08: Wie sprichst du so etwas an?

00:03:11: Oder noch ein Beispiel – eine Mitarbeiterin erledigt ihre Aufgaben grundsätzlich ordentlich!

00:03:18: Trotzdem hast Du den Eindruck, dass im Team viel zu viel Zeit mit Gesprächen, Diskussionen- und Nebenkriegsshop-Plätzen verloren geht.

00:03:27: Die Arbeitsatmosphäre wird unruhiger und die Produktivität sinkt, ohne dass du genau weißt wie du gegensteuern kannst.

00:03:38: Was tust Du in einer solchen Situation?

00:03:41: Genau darum geht es in diesem Workshop!

00:03:45: Wir zeigen dir einen klaren Fahrplan mit dem du auch schwierige Führungssituationen ruhig strukturiert und souverän meisterst.

00:03:56: Du lernst, wie du Mitarbeitergespräche sicher fühlst wie du kritiklar und wertschätzend formulierst, wie du Konflikte früher kennst und professionell löst und wie du ein Team entwickelst das Verantwortung übernimmt und gerne zusammenarbeitet.

00:04:14: Denn gute Mitarbeiter zu finden ist heute schwer!

00:04:18: Gute Mitarbeiter langfristig zu halten – ist die eigentliche Herausforderung.

00:04:24: Der Workshop findet am vierzehnten und fünfzehnten November zwanzig sechsundzwanzig im Raum Frankfurt statt.

00:04:31: Wenn Du Dich bis zum XXIII September anmeldest, erhältst Du unseren Early Bird Rabatt von fünfzig Prozent und bist bereits für sechshundertfünfzig Euro netto mit dabei!

00:04:44: Alle Informationen und den Link zur Anmeldung findest Du wie immer in den Schonennots.

00:04:51: Und jetzt zurück zum heutigen Thema.

00:04:55: Wenn wir die Effizienz eines Teams beurteilen wollen müssen wir zunächst verstehen, wodurch sie überhaupt entsteht.

00:05:03: Schauen wir uns die erste Kennzahl an!

00:05:05: Sie beantwortet eine verblüffend einfache Frage.

00:05:10: Wie viel Leistung entsteht eigentlich aus den Arbeitstunden deines Teams?

00:05:17: Oder anders formuliert werden aus der eingesetzten Arbeitszeit tatsächlich Patientenversorgung und Umsatz?

00:05:26: denn eins dürfen wir nicht vergessen Arbeitszeit allein ist noch keine Leistung.

00:05:32: Wenn acht Mitarbeiter, acht Stunden arbeiten wurden zwar vierundsechzig Arbeitsstunden geleistet.

00:05:39: die entscheidende Frage aber lautet was ist in diesen vierundsächzig Arbeits stunden eigentlich entstanden?

00:05:47: Wie viele Patienten wurden behandelt?

00:05:50: wie viele Fälle wurden bearbeitet und welcher Umsatz wurde dabei erwirtschaftet?

00:05:56: Genau dafür nutzen wir in unserem Kennzahlenmanagement zwei Kennzallen.

00:06:01: Zum einen die Fallstunden, sie zeigen wie viele Behandlungsfälle pro geleistete Assistenztunde bearbeitet werden und zum anderen den Umsatz pro Assistenzstunde.

00:06:13: Diese Kennzahl zeigt, wieviel Umsatz je geleisteter Arbeitsstunde des Praxisteams tatsächlich erwirtschaftet wurde.

00:06:23: Beide Kennzahlen haben einen entscheidenden Vorteil.

00:06:27: Sie machen sichtbar, ob aus Arbeitszeit tatsächlich Produktivität entsteht!

00:06:34: Wir erleben in der Praxisbegleitung immer wieder die Situation – das Praxen mit nahezu identischer Mitarbeiteranzahl, vergleichbarer Patientenstruktur und ähnlichen Öffnungszeiten trotzdem beim Umsatz pro Assistentstunde Deutliche Differenzen aufweisen.

00:06:55: Die spannende Frage lautet natürlich, woran liegt das?

00:06:59: Arbeiten die Mitarbeiter in der einen Praxis einfach Engagierter?

00:07:04: Manchmal ja!

00:07:06: Denn natürlich gibt es Unterschiede.

00:07:08: Es gibt Teams, die hervorragend zusammenarbeiten und es gibt leider auch Mitarbeiter, die dauerhaft deutlich hinter ihren Möglichkeiten bleiben.

00:07:18: Wer über Jahre hinweg die falschen Mitarbeiter einstellt oder sich von ungeeigneten Mitarbeitern nicht trennt, darf sich über eine geringe Produktivität nicht wundern.

00:07:30: Aber genau hier beginnt die unternehmerische Verantwortung – denn weder schlechte Prozesse noch die falsche Personalauswahl entstehen zufällig!

00:07:41: Beides ist letztlich eine Führungsaufgabe.

00:07:45: Nach unserer Erfahrung liegen die Ursachen deshalb fast immer in einem von zwei Bereichen.

00:07:53: Entweder die Praxis ist organisatorisch nicht optimal aufgestellt oder sie ist personell nicht optimal besetzt, manchmal trifft sogar beides gleichzeitig zu.

00:08:06: Deshalb ist der Umsatz pro Assistentstunde für mich eine so wertvolle Kennzahl.

00:08:13: Sie zeigt ihr unmissverständlich wenn es hier ein Problem gibt Und genau dann beginnt die eigentliche Arbeit.

00:08:22: Du analysierst deine Prozesse, du überprüfst die Aufgabenverteilung, du hinterfragst deine Terminorganisation und schaust dir auch ganz ehrlich dein Team an!

00:08:36: Hast du die richtigen Mitarbeiter an der richtigen Position?

00:08:40: Gibt es vielleicht jemanden, der dauerhaft nicht die Leistung bringt, die deutlich mehr leisten könnten, wenn die Abläufe besser organisiert werden.

00:08:55: Genau diese Fragen beantwortet dir keine Kennzahl aber die Kennzahl zeigt dir das du sie stellen musst denn eines dürfen wir niemals vergessen.

00:09:08: Kennzahlen lösen keine Probleme!

00:09:11: Sie machen Probleme sichtbar und genau das ist ihre größte Stärke.

00:09:18: kommen wir zur zweiten Kennzahl Und die hat auf den ersten Blick überhaupt nichts mit Produktivität zu tun.

00:09:26: Es geht um die Fehlzeitenquote.

00:09:29: Jetzt könnte man sagen, naja wenn jemand krank ist dann ist er eben krank!

00:09:35: Und das stimmt natürlich – jeder von uns wird mal krank.

00:09:38: Darum geht es überhaupt nicht.

00:09:41: Entscheidend ist etwas anderes wie hoch ist die Fehlzeitenquote über einen längeren Zeitraum?

00:09:48: Denn genau diese Kennzahl sagt oft sehr viel mehr über eine Praxis aus, als man zunächst vermutet.

00:09:57: Wir erleben in der Praxisbegleitung immer wieder das zwei Praxen mit vergleichbarer Größe und ähnlicher Mitarbeiterzahl völlig unterschiedliche Fehlzeitenquoten haben.

00:10:09: Die Eine Praxis liegt vielleicht bei vier Prozent die andere bei acht oder sogar zehn Prozent.

00:10:17: Da stellt sich zwangsläufig die Frage Liegt das wirklich nur an Viren?

00:10:24: Nach unserer Erfahrung lautet die Antwort häufig Nein.

00:10:28: Denn Fehlzeiten entstehen nicht ausschließlich durch Krankheit, sie werden auch beeinflusst durch die Art wie eine Praxis geführt wird.

00:10:38: Wie hoch ist die tägliche Belastung?

00:10:40: Wie gut funktionieren die Abläufe?

00:10:43: Wie ist die Stimmung im Team?

00:10:45: Wie werden Konflikte gelöst Und wie wertschätzend erleben Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit?

00:10:53: All das hat Einfluss darauf, wie stabil ein Team langfristig arbeitet.

00:11:00: Verstehe mich bitte nicht falsch!

00:11:02: Ich möchte hier niemandem unterstellen dass Mitarbeiter blau machen.

00:11:06: Das wäre viel zu einfach gedacht.

00:11:08: Aber genauso falsch wäre es dauerhaft hohe Fehlzeiten ausschließlich mit Pech oder einer besonders schweren Grippewelle zu erklären.

00:11:19: Denn wenn eine Praxis Jahr für Jahr deutlich über dem Durchschnitt liegt, dann lohnt sich ein genauer Blick.

00:11:26: Nicht auf die Krankmeldung sondern auf das Unternehmen dahinter.

00:11:31: und genau darüber habe ich übrigens bereits ausführlich in Folge hundert zwei gesprochen.

00:11:37: dort ging es um die eigentlichen Ursachen hoher Fehlzeiten und darum was Praxisenhaber konkret dagegen tun können.

00:11:46: Deshalb möchte ich das heute nicht nochmal wiederholen.

00:11:50: Mir geht es heute um etwas ganz anderes!

00:11:54: Die Fehlzeitenquote ist nicht nur eine Personalkennzahl, sie ist eine Führungskennzahl denn sie zeigt dir wie gut es dir gelingt Rahmenbedingungen zu schaffen unter denen Menschen dauerhaft leistungsfähig bleiben und genau deshalb Gehört sie für mich zu den wichtigsten Kennzahlen überhaupt.

00:12:17: Kommen wir zur dritten und letzten Kennzahl für heute, Und die hat aus meiner Sicht eine enorme wirtschaftliche Bedeutung.

00:12:26: Es geht um die Fluktuationsquote.

00:12:29: Oder einfacher formuliert Wie gut.

00:12:31: gelingt es dir eigentlich gute Mitarbeiter langfristig an deine Praxis zu binden?

00:12:38: Jede Kündigung kostet Geld Manchmal sogar sehr viel Geld Nicht nur durch die Stellenanzeige oder den Recruiting-Prozess, sondern vor allem auch durch den Verlust an Erfahrung.

00:12:51: Durch den zusätzlichen Aufwand für die Einarbeitung.

00:12:55: Durch sinkende Produktivität.

00:12:57: Durch Unsicherheit im Team und nicht zuletzt auch durch Auswirkungen auf deine Patienten denn eingespielte Teams arbeiten anders als ständig wechselnde Teams.

00:13:10: Es gibt allerdings noch etwas dass ich für mindestens genauso gefährlich halte.

00:13:16: Die teuerste Königung ist häufig gar nicht die, die ausgesprochen wird sondern DIE, die innerlich längst stattgefunden hat!

00:13:26: Die Mitarbeiterin ist zwar jeden Morgen pünktlich da sie erledigt auch ihre Aufgaben aber sie bringt sich nicht mehr ein Sie übernimmt keine Verantwortung mehr sie macht Dienst nach Vorschrift Und genau das bleibt oft über Monate unbemerkt.

00:13:46: Deshalb lohnt sich auch bei dieser Kennzahl ein genauer Blick, nicht erst dann wenn jemand kündigt sondern schon lange vorher Denn häufig sendet ein Team sehr früh Signale dass etwas aus dem Gleichgewicht geraten ist und jetzt fällt vielleicht etwas auf.

00:14:07: Diese drei Kennzahlen stehen nicht nur für sich allein sondern sie beeinflussen sich auch gegenseitig.

00:14:14: Steigen die Fehlzeiten dauerhaft, verteilt sich die Arbeit auf weniger Schultern.

00:14:20: Die Belastung im Team nimmt zu – die Produktivität sinkt, die Unzufriedenheit wächst.

00:14:26: Irgendwann kündigen die ersten Mitarbeiter.

00:14:30: Neue Mitarbeiter müssen gesucht und eingearbeitet werden!

00:14:34: Die Produktivitäten sinkt erneut, die Kosten steigen Und am Ende leidet die Wirtschaftlichkeit der gesamten Praxis.

00:14:43: Genau deshalb betrachten wir diese Kennzahlen niemals isoliert!

00:14:48: Wir messen sie immer gemeinsam, denn erst ihr Zusammenspiel zeigt wie gesund ein Unternehmen wirklich ist.

00:14:57: Weißt du was mich an diesen drei Kennzalen so fasziniert?

00:15:01: Sie zeigen dir nicht ob deine Mitarbeiter fleißig sind, wie gut deine Praxis geführt wird.

00:15:10: Denn hinter jeder dieser Kennzahlen stehen unternehmerische Entscheidungen, wie gut sind deine Prozesse?

00:15:17: Wie klar sind Verantwortlichkeiten geregelt?

00:15:20: Wie konsequent führst du dein Team?

00:15:23: Wie sorgfältig wählst Du Deine Mitarbeiter aus und gelingt es Dir gute Mitarbeiter langfristig an Deine Praxis zu binden!

00:15:33: Natürlich wird es immer Situationen geben die du nicht beeinflussen kannst.

00:15:39: Menschen werden krank, private Lebensumstände ändern sich und manchmal stellt sich trotz aller Sorgfalt erst im Alltag heraus dass ein Mitarbeiter einfach nicht zur Praxis passt.

00:15:53: Auch das gehört zu Realität.

00:15:56: Die entscheidende Frage ist deshalb nicht ob Probleme auftreten!

00:16:01: Die entscheide Frage ist wie früh Du sie erkennst.

00:16:06: Und genau dabei helfen dir Kennzahlen.

00:16:09: Nicht weil sie Probleme lösen, sondern weil Sie Probleme sichtbar machen!

00:16:15: Deshalb messen wir in unserem Kennzahlmanagement nicht einfach Arbeitsstunden.

00:16:21: Wir messen welchen Beitrag diese Arbeitsstunde zum Erfolg der Praxis leisten.

00:16:27: und genau das ist der Unterschied zwischen einer Praxis die nach Gefühl geführt wird und einer Praxis, die auf der Grundlage von Fakten entscheidet.

00:16:39: Denn am Ende gilt – nicht die Anzahl der Mitarbeiter entscheidet über den Erfolg der Arztpraxis!

00:16:46: Entscheidend ist ob es dir gelingt aus guten Mitarbeitern ein starkes Team zu formen und dieses Team mit klaren Strukturen, guten Prozessen und konsequenter Führung erfolgreich zu machen.

00:17:03: Vielleicht fragst du dich jetzt, was bedeutet das alles ganz konkret für meine Praxis?

00:17:11: Ich glaube da sind im Wesentlichen drei Erkenntnisse.

00:17:16: Erstens die Effizienz deines Praxisteams ist kein Bauchgefühl.

00:17:20: sie lässt sich messen und zwar mit Kennzahlen, die dir jeden Monat zeigen ob sich deine Praxis in die richtige Richtung entwickelt.

00:17:31: Zweitens Keine dieser Kennzahlen bewertet deine Mitarbeiter.

00:17:36: Sie bewerten deine Praxis, sie zeigen dir wie gut deine Prozesse funktionieren, wie stabil dein Team arbeitet und wie erfolgreich deine Führung tatsächlich ist.

00:17:49: Und drittens – Kennzahl lösen keine Probleme aber sie machen Probleme sichtbar!

00:17:56: Und genau das ist die Voraussetzung dafür überhaupt die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

00:18:03: Denn eines ist sicher, wer seine Praxis ausschließlich nach Gefühl führt wird viele Entwicklungen erst bemerken wenn sie längst zum Problem geworden sind.

00:18:15: Wer dagegen regelmäßig auf die entscheidenden Kennzahlen schaut erkennt Veränderung frühzeitig und kann rechtzeitig gegensteuern.

00:18:25: Und genau das macht den Unterschied zwischen einer Praxis die ständig auf Probleme reagiert und einer Praxis, die ihre Zukunft aktiv gestaltet.

00:18:36: Denn am Ende gilt, erfolgreiche Praxen arbeiten nicht härter – sie werden besser geführt!

00:18:45: Wenn du noch Fragen zu den angesprochenen Themen hast oder dir Unterstützung bei der Umsetzung wünscht, ruf mich einfach an.

00:18:59: Wir können an einen Termin für ein unverbindliches und selbstverständlich kostenloses Erstgespräch vereinbaren, und dabei besprechen wie wir dich am besten unterstützen können.

00:19:10: Natürlich findest du meine Kontaktdaten – und den Link zu unserer Homepage auch in den Schornots!

00:19:18: Wenn dir dieser Podcast gefallen hat dann abonnier ihn doch einfach und bitte denke dran uns am Besten jetzt gleich noch eine fünf Sterne Bewertung zu hinterlassen.

00:19:30: An jedem zweiten Mittwoch erscheint wieder eine neue Folge!

00:19:34: Bei Spotify und YouTube hast du auch die Möglichkeit auf die Glocke zu klicken, damit du automatisch informiert wirst wenn wieder eine neue Folge verfügbar ist – aber noch was?

00:19:47: Bestimmt hast Du um Freundes- und bekannten Kreiskollegen, die ihre Praxis auch gerne von der Durchschnittsthe zur Effizienzpraxis entwickeln würden, um dadurch mehr zu erreichen.

00:20:01: Mehr Lebensqualität und sparserne Arbeit?

00:20:04: Mehr Unabhängigkeit- und wirtschaftlichen Erfolg sowie mehr Sicherheit und Zukunftsperspektive.

00:20:11: Ich wette!

00:20:12: Die würden sich freuen durch diesen Podcast ein paar wirkungsvolle Insidertipps und praxiserprobte Anregungen zu erhalten die ihn dabei helfen.

00:20:23: Vielleicht erzählst du den ja bei nächster Gelegenheit mal von diesem Podcast und teilst ihn mit deinen Kollegen.

00:20:30: Ich wünsche dir noch einen schönen und erfolgreichen Tag!

00:20:34: Und verbleibe bis zur nächsten Folge des Unternehmensarztpraxis-Podcasts, mit dem besten Grüßen dein Wolfgang Apel.